Datenschutz & Cookies

1. Verantwortlicher

2. Welche Daten wir verarbeiten

Aufruf und Betriebssicherheit

Beim Aufbau einer HTTPS-Verbindung werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, Zieladresse, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Geräteinformationen verarbeitet. Sicherheits-, Fehler- und Systemprotokolle können technische Verbindungsdaten enthalten. Umfang und Aufbewahrung der produktiven Reverse-Proxy-Protokolle werden anhand der Betriebskonfiguration überprüft; eine pauschale Zusage, dass keine Zugriffsprotokolle entstehen, machen wir nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und missbrauchsgeschützten Betrieb.

Konten, Anmeldung und Berechtigungen

Wir verarbeiten Benutzer-ID, E-Mail-Adresse, Anzeigename, Rollen, Kontostatus, bevorzugte Sprache, Projektmitgliedschaften, Institutionsnamen sowie die Zuordnung von Konten und Projekten zu Institutionen, Gerätebezeichnung und technische Client-ID. Sitzungs-, Refresh- und Access-Token werden serverseitig ausschließlich als kryptografische Hashwerte gespeichert. Passwörter werden mit Argon2 gehasht; Klartextpasswörter werden nicht gespeichert. Fehlversuche werden für die zeitlich begrenzte Anmeldungssperre nur als HMAC-pseudonymisierte Buckets gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, und im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Projekte und Synchronisation

Gespeichert werden freigegebene Projekt-, Werk-, Rundown-, Cue-, Kamera-, Partitur- und Planungsdaten, Änderungsrevisionen, Konfliktbelege, Tombstones, Rollen und Projektablaufdaten. Konzertbezogene technische Konfiguration, insbesondere Kamera-IP-Adressen und ATEM-Eingangszuordnungen, wird zwischen berechtigten Projektteilnehmern synchronisiert. Laufende Hardwarezustände, Wiedergabepositionen, lokale Zugangsdaten und Steuerbefehle werden nicht synchronisiert. Konzertzweck, Kamera-Abschnittsregeln, Timeline-Marker und Stationsnotizen gehören zu den synchronisierten Planungsdaten. Ein widerrufbarer Operator-Link zeigt nur die Konzerte, Werke, Kameras und Vision-Cues des zugewiesenen Projekts; seine Station kann eigene Notizen bearbeiten. Der Link-Token liegt serverseitig nur als Hash und ableitbarer Zufallswert vor. Abhängig von den Eingaben der Nutzer können Projektdaten personenbezogene Angaben enthalten.

Soweit wir diese Inhalte ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, erfolgt dies als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und dem jeweiligen Vertrag. Für die Rechtmäßigkeit der in ein Projekt eingestellten Inhalte ist der jeweilige Verantwortliche verantwortlich.

Private Videodateien

Bei aktivierter Videofreigabe verarbeiten wir die hochgeladene MP4-Datei, Dateiname, Größe, SHA-256-Prüfsumme, Werkzuordnung, Version, Zeitpunkt und hochladenden Benutzer. Objekte sind privat und nur über kurzlebige signierte URLs nach einer Berechtigungsprüfung erreichbar. Wird die Freigabe beendet oder das Video ersetzt, wird die bisherige Datei dauerhaft gelöscht; notwendige Revisions- und Prüfnachweise können ohne die Videodatei erhalten bleiben.

AI-Erkennungen und Credits

Bei aktivierter Cloud-AI und erst nach ausdrücklicher Bestätigung übermittelt CueBot die für die gewählte Erkennung erforderlichen Ausschnitte an OpenRouter und den ausgewählten Modellanbieter: je nach Modus ein oder zwei lokal ausgewählte Einzelbilder pro Shot, bei einer LiveScreen-Analyse gegebenenfalls auch ein begrenztes Audiosegment, sowie Arbeitsanweisung und Antwortschema. Die gesamte Videodatei wird nicht automatisch übertragen. Der projektspezifische Provider-Schlüssel bleibt verschlüsselt auf dem Cloud-Server und wird weder an CueBot-Clients noch an Browser ausgegeben.

Für Kostenkontrolle, Wiederholungsschutz und Abrechnung speichern wir Projekt, Benutzer- und Client-ID, Quote, Höchstbetrag, Run- und Step-IDs, Eingabe-Hashes, Modell- und Preisversion, Status, Token- und Kostenmetadaten sowie Credit-Buchungen. Die Provider-Antwort wird nur für das begrenzte Retry-Fenster verschlüsselt zwischengespeichert; das fachliche Analyseergebnis bleibt in der lokalen CueBot-Installation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung Teil des vereinbarten Dienstes ist, und andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Inhalte, Rechtsgrundlage und die Zulässigkeit der beauftragten Erkennung bleibt der jeweilige Verantwortliche zuständig.

Beta-Zugangsanfragen

Wenn du das öffentliche Beta-Formular absendest, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine kurze Begründung, deine gewählte Sprache und den Zeitpunkt, um deinen Zugangswunsch zu prüfen. Eine neue Anfrage sendet deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Begründung und deine gewählte Sprache per E-Mail an aktive Superadmins; dieselben Angaben können sie in der geschützten Verwaltung prüfen. Du selbst erhältst erst nach Freigabe eine reguläre Kontoeinladung; die Anfrage erstellt noch kein Konto. Unbearbeitete Anfragen werden nach 90 Tagen, bearbeitete nach 30 Tagen gelöscht. Missbrauchsbegrenzung verwendet kurzlebige HMAC-Buckets statt gespeicherter Klartext-IP-Adressen. Die Verarbeitung erfolgt auf deine Anfrage hin zur Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zum Missbrauchsschutz nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einladungen und Registrierung

Für Projekteinladungen verarbeiten wir Empfängeradresse, Projekt, Rolle, Einladenden, Erstell-, Versand-, Ablauf-, Widerrufs- und Annahmezeitpunkt sowie einen Hash des einmalig verwendbaren Tokens. Der Roh-Token wird für den Versand erzeugt, aber nicht in der Datenbank gespeichert. Für Passwort-Wiederherstellungen speichern wir die Konto-E-Mail-Adresse, Hash und Nonce eines einmal verwendbaren Tokens, Ablauf und Zustellversuche; der Roh-Token wird nie gespeichert und ist eine Stunde gültig. Die Empfängeradresse einer Einladung stammt regelmäßig von einem Projektadministrator. Diese Hinweise werden bereits in der Einladungs-E-Mail verlinkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Einladung der Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung dient, und andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der angeforderten Projektzusammenarbeit.

Administrations- und Sicherheitsnachweise

Administrative Änderungen werden mit Zeitpunkt, Akteur, Aktion, Ziel und den für die Nachvollziehbarkeit erforderlichen Details in einem manipulationsgeschützten Audit-Log protokolliert. Für Super-Admins verarbeiten wir außerdem AES-GCM-verschlüsselte Authenticator-Geheimnisse sowie bei Passkeys den öffentlichen Schlüssel, Geräteart, Backupstatus, Signaturzähler und Nutzungszeitpunkte. Der private Passkey verbleibt auf dem Gerät. Passwörter, Roh-Token und Provider-Schlüssel werden nicht im Audit-Log gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in Zugriffssicherheit, Missbrauchsaufklärung und nachvollziehbarer Administration.

3. Cookies

Die folgenden Cookies entstehen im Zuge der Cloud-Administration. Das kurzlebige Pre-Auth-Cookie bindet entweder eine passwortlose Passkey-Challenge oder nach korrektem Passwort die verpflichtende Zwei-Faktor-Prüfung an denselben Browser; die übrigen entstehen erst nach erfolgreicher Authentifizierung. Sie sind für die ausdrücklich angeforderte Anmeldung, sichere Sitzung und CSRF-Abwehr unbedingt erforderlich. Deshalb ist keine vorherige Cookie-Einwilligung nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 erforderlich. Rechtsgrundlagen der damit verbundenen personenbezogenen Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Für die passwortgeschützte Tour speichern wir je Empfängergruppe die interne Bezeichnung, einen Passwort-Hash sowie Anzahl und ersten/letzten Zeitpunkt erfolgreicher Passworteingaben. Ein kurzlebiges signiertes Cookie schützt den Zugang. Fehlversuche werden zur Abwehr von Rateversuchen vorübergehend in HMAC-pseudonymisierten IP-Buckets gezählt. Einzelne Besucher, Verweildauer, Tourmodus, Kapitel oder Aktionen werden nicht erfasst. Ein gemeinsames Passwort unterscheidet Personen innerhalb der Gruppe nicht.

Beim Abmelden werden diese Cookies gelöscht. Werden künftig optionale Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies eingeführt, werden sie erst nach einer freiwilligen Einwilligung gesetzt und diese Hinweise entsprechend erweitert.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH

Die Cloud-Anwendung, PostgreSQL-Datenbank und privaten Mediendateien werden auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Metadaten der laufenden Instanz weisen die Hetzner-Location fsn1-dc14 in Falkenstein, Deutschland, und die Region eu-central aus. Die für das Konto geltende Auftragsverarbeitungsvereinbarung und mögliche Supportzugriffe werden gesondert geprüft. Aus dem Serverstandort folgt keine Standortzusage für andere Empfänger. Datenschutzhinweise von Hetzner.

Dropbox

Regelmäßige Datenbanksicherungen einschließlich technischer Laufzeitgeheimnisse werden auf dem Cloud-Server vor der Übertragung mit einem getrennt verwahrten age-Schlüssel verschlüsselt und als verschlüsseltes Archiv samt technischen Prüfmetadaten an Dropbox übertragen. Medien sind nicht enthalten. Dropbox erhält das verschlüsselte Archiv, nicht den Wiederherstellungsschlüssel. Der konkret geltende Dropbox-Vertrag, Tarif, Speicherort und Löschverhalten von Versionen und Papierkorb werden gesondert geprüft.

Resend / Plus Five Five, Inc.

Projekt-Einladungen, Benachrichtigungen über Beta-Zugangsanfragen an Superadmins, Passwort-Wiederherstellungslinks, Betriebswarnungen und optional App-Mitteilungen werden über Resend, betrieben von Plus Five Five, Inc. in den USA, versendet. Je nach Nachricht werden Empfänger-, Absender- und Antwortadresse, Einladungs- oder Reset-Link, Projekt- und Rollenangaben, Beta-Formularinhalt, Betriebsstatus oder Mitteilungstext übertragen. Resend erhält keine CueBot-Passwörter. Die öffentlich verfügbare Resend-DPA beschreibt Standardvertragsklauseln; die für das konkrete Konto geltende Fassung, der Tarif und Tracking-Einstellungen werden gesondert nachgewiesen. Weitere Informationen: Datenschutz, DPA und Unterauftragsverarbeiter.

OpenRouter, Inc. und Modellanbieter

Bei einer ausdrücklich gestarteten AI-Erkennung übermittelt CueBot die oben beschriebenen Eingaben an OpenRouter, Inc., 169 Madison Avenue, New York, NY 10016, USA. OpenRouter leitet sie zur Inferenz an einen zum gewählten Modell passenden Anbieter weiter; derzeit wird ein Google-Gemini-Modell verwendet. CueBot fordert pro Anfrage Zero-Data-Retention-Routing und den Ausschluss von Datensammlung durch den Anbieter an und deaktiviert OpenRouter-Response-Caching ausdrücklich. Diese Request-Einstellungen garantieren weder die Einhaltung durch den Modellanbieter noch den Ausschluss von Betriebsprotokollen, Missbrauchskontrollen oder flüchtigen Prompt-Caches. Ein ausschließlich europäischer Inferenz-Endpunkt ist derzeit nicht festgelegt; Verarbeitung außerhalb des EWR ist möglich. Modell-, Token-, Latenz- und Kostendaten können erhalten bleiben. Die für die konkrete Unterauftragsverarbeitung geltenden Verträge und Transfergarantien werden gesondert geprüft. Weitere Informationen: OpenRouter-DPA, ZDR und Response-Caching.

Innerhalb CueBot erhalten nur nach Rollen berechtigte Projektmitglieder und Administratoren Zugriff. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder mit einer einschlägigen Rechtsgrundlage.

5. Speicherdauer und Löschung

• Access-Tokens sind höchstens 15 Minuten, Sitzungen und Refresh-Tokens höchstens 30 Tage gültig. Abmeldung, Passwort- oder Rollenänderung und Kontodeaktivierung können Sitzungen früher widerrufen.
• Einladungslinks sind regelmäßig sieben Tage gültig. Widerrufene, abgelaufene und angenommene Einladungsdatensätze können für Berechtigungsnachweise, Sicherheit und Rechtsansprüche erhalten bleiben.
• Aktuelle Projekt- und Kontodaten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert. Konten können durch die berechtigte Administration gelöscht werden; Profil, Zugangsdaten und aktive Mitgliedschaften werden dabei entfernt.
• Sync-Revisionen, Empfangsbestätigungen, Tombstones, pseudonyme IDs und Audit-Ereignisse können länger erhalten bleiben, soweit dies für verlässliche Offline-Synchronisation, Integritätsnachweise, Missbrauchsabwehr oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• Aktiv freigegebene Videodateien werden bis zum Ersetzen oder Beenden der Freigabe gespeichert und dann dauerhaft gelöscht. Datenbankseitige Versionsmetadaten können als Integritätsnachweis fortbestehen.
• Verschlüsselte AI-Provider-Antworten werden regelmäßig höchstens 24 Stunden und gemäß technischer Konfiguration nie länger als sieben Tage für sichere Wiederholungen vorgehalten. Quotes, Kosten-, Credit- und Audit-Nachweise können entsprechend den Vertrags-, Abrechnungs-, Integritäts- und Verjährungsanforderungen länger gespeichert werden. Für die Provider-Verarbeitung gelten zusätzlich die verlinkten Datenrichtlinien.
• Regelmäßige verschlüsselte externe Datenbank- und Laufzeit-Sicherungen ohne Medien werden höchstens 30 Tage nach der CueBot-Rotation vorgehalten. Historische, manuell erstellte lokale Migrations-Dumps liegen derzeit zusätzlich zugriffsbeschränkt auf dem Server; für diesen Altbestand wird nach einem verifizierten Wiederherstellungstest eine eigene Löschregel umgesetzt. Ein Restore eines älteren Stands kann frühere Löschungen oder Entzüge zurückbringen und erfordert deren gesonderte erneute Prüfung und Anwendung.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder konkrete Rechtsansprüche bestehen, erfolgt die Löschung erst nach deren Ablauf. Maßgebliche Kriterien sind Vertragsdauer, Projekt- und Kontostatus, technische Sync-Integrität sowie gesetzliche Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. CueBot trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an info@perspective.events. Zur Verhinderung unbefugter Auskünfte kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein.

Sie können sich außerdem bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at.

7. Sicherheit und Änderungen

Wir setzen unter anderem TLS, private Mediendateien, kurzlebige signierte URLs, rollenbasierte Rechte, verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung für Super-Admins, Argon2-Passworthashes, gehashte Token, verschlüsselte Authenticator- und Provider-Geheimnisse, WebAuthn-Passkeys, CSRF-Schutz, restriktive Cookies und Sicherheitsheader ein. Kein internetbasierter Dienst kann absolute Sicherheit garantieren.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Empfänger oder Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ist dauerhaft unter dieser Adresse erreichbar.